Klachtenprocedure

Klachtenprocedure 
De Werkgroep Deskundigheidsbevordering Huisartsen streeft naar een snelle dienstverlening met een hoge kwaliteit. Mocht u ondanks onze inspanningen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn en te ondersteunen, niet tevreden zijn, dan kunt u een klacht indienen. Hieronder vindt u informatie over hoe u uw klacht kunt indienen en binnen welke termijn u een reactie kunt verwachten.

Met deze klachtenprocedure willen wij benadrukken veel waarde te hechten aan de relatie met onze klanten. Een uiting van ontevredenheid nemen wij dan ook uiterst serieus en zien wij tegelijkertijd als kans om onze bedrijfsvoering te optimaliseren.

1. Definities
De Werkgroep Deskundigheidsbevordering Huisartsen (WDH) is onderdeel van de Huisartsen Kring Haaglanden (HKH). Omdat het te ver gaat om hier de hele juridische structuur te beschrijven spreken wij verder over ‘WDH’.

  1. Klacht
    Elke schriftelijke (inclusief e-mail) uiting van ontevredenheid van een (potentiële) klant over de activiteiten van de WDH.
  2. Klant
    Elke afnemer van een dienst van de WDH. 

2. Indienen van een klacht
U kunt uw klacht schriftelijk kenbaar te maken. Het adres treft u aan onder punt 7. Om uw klacht zo snel mogelijk te kunnen beoordelen vragen wij van u de volgende zaken op te nemen in uw brief:

  • uw naam, adres en woonplaats 
  • een eventueel referentienummer en/of naam en datum nascholing(sactiviteit) 
  • de datum waarop u uw brief verstuurt 
  • een beschrijving van uw klacht 
  • eventuele relevante kopieën van documenten die de klacht verduidelijken

Hoe meer relevante informatie u verstrekt, hoe beter wij in staat zijn uw klacht te beoordelen.

3. Behandeling klacht
Binnen één week na ontvangst van uw klacht ontvangt u een schriftelijke ontvangstbevestiging. In deze brief wordt u geïnformeerd over degene bij wie uw klacht in behandeling is en over de periode waarbinnen uw klacht wordt beoordeeld. Wij streven er altijd naar om dit binnen 15 werkdagen te doen. Mocht blijken dat dit niet haalbaar is, dan ontvangt u hierover schriftelijk bericht.

Indien uw klacht gericht is tegen een specifieke medewerker van de WDH, dan wordt uw klacht beoordeeld door de directeur van de HKH. Zo kunt u erop rekenen dat uw klacht zo objectief mogelijk wordt beoordeeld.

Degene die uw klacht behandelt kan u tijdens de beoordeling vragen om extra informatie. Wanneer nodig zullen wij (een) externe deskundige(n) raadplegen.

4. Reactie op uw klacht
U ontvangt binnen drie weken een inhoudelijke reactie op uw klacht, tenzij er eerder schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar is gemaakt dat er vertraging is ontstaan. Dit kan onder meer worden veroorzaakt door de complexiteit van het dossier.

Wij doen er alles aan om uw klacht naar tevredenheid af te handelen. Toch kan het zo zijn dat u het niet eens bent met de afwikkeling. U heeft dan de mogelijkheid om zich te wenden tot:

  • de Commissie van goede diensten;
  • de burgerlijke rechter.

 

5. Commissie van goede diensten
Indien u het niet eens bent met de afwikkeling van uw klacht, dan kunt u binnen drie maanden na behandeling, uw klacht voorleggen aan de zgn. Commissie van goede diensten.

Geschillen worden in beginsel in goed overleg opgelost. Indien partijen daar niet in slagen wordt een Commissie van goede diensten ingesteld, bestaande uit 2 vertegenwoordigers van beide partijen, door elke partij 1 aan te wijzen en een door de 2 vertegenwoordigers aan te wijzen onafhankelijke voorzitter. De Commissie van goede diensten kan een beslissing nemen indien zij unaniem is in haar besluit. Partijen leggen zich neer bij de beslissing van de commissie van goede diensten.

Voordat u de stap naar de Commissie van goede diensten zet, dient u de klachtenprocedure van de WDH te hebben doorlopen. De klacht wordt door de Commissie van goede diensten alleen in behandeling genomen als het bedrag dat met de klacht gemoeid is, hoger is dan € 100,-. 

Tenslotte rest u altijd het recht om uw klacht voor te leggen aan de burgerlijke rechter. 

6. Toezicht en beheer
Binnen de WDH is er één functionaris (de coördinator WDH) die toeziet op de naleving van de klachtenprocedure.

Alle gegevens die te maken hadden met behandeling van uw klacht, worden tot minstens één jaar nadat de klacht is afgehandeld bewaard.

7. Belangrijke adressen
Uw brief voor de WDH kunt u sturen naar:

Huisartsen Kring Haaglanden
t.a.v. Werkgroep Deskundigheidsbevordering Huisartsen
President Kennedylaan 15, 1e etage
2517 JK DEN HAAG 

Uw brief voor de Commissie van goede diensten kunt u sturen naar: 

Huisartsen Kring Haaglanden
t.a.v. Commissie van goede diensten WDH
President Kennedylaan 15, 1e etage
2517 JK DEN HAAG

Webdesign & Content Management Systeem door De Webmakers